Tout connaître sur les indemnités de grand déplacement

Les indemnités de déplacement couvrent les dépenses liées au logement et aux repas dans le cadre d’un séjour professionnel. Mais qu’en est-il des grands déplacements ? Les indemnités sont-elles les mêmes ? Comment les calculer et les évaluer ? Le salarié doit-il avancer les frais ? Quels sont les montants remboursés ? Toutes ces questions assaillent les professionnels à la veille d’un départ,  d’autant plus quand il s’agit d’un grand déplacement. Règles à suivre, cadre légal, pratiques et usages, découvrez toutes les réponses que vous vous posez sur le sujet, que vous soyez salarié ou employeur.  

Qu’est-ce que l’indemnité de grand déplacement ?

Tout d’abord, on distingue le petit déplacement du grand déplacement. Le premier a lieu durant la journée et n’empêche pas le salarié de rentrer chez lui le soir. Ici, la prise en charge consiste à couvrir les frais de repas si le salarié est contraint de se restaurer hors de son lieu de travail. Il s’agit d’un remboursement au forfait ou bien d’un défraiement correspondant aux frais réellement engagés.  A contrario, le grand déplacement désigne quant à lui le fait pour le salarié de ne pouvoir regagner son domicile à la fin de sa journée ou de plusieurs jours passés loin de sa résidence personnelle pour des raisons professionnelles. Ici, en plus de la prise en charge des repas, l’employeur se doit également de couvrir les frais de logement et de déplacement. Ce dernier a le choix entre trois formules :

• L’indemnité forfaitaire calculée selon un barème URSSAF
• L’indemnité sur frais réels basée sur des justificatifs (factures et tickets de caisse) présentés par le salarié
• Une formule combinant l’indemnité forfaitaire et les frais réels

Notez qu’il existe des modèles types de notes de frais permettant aux salariés et aux employeurs de régler ces questions de frais de grand déplacement de manière simple et claire. Mais concrètement, comment cela se passe-t-il ? Quels sont les calculs qui vont permettre de contenter les deux parties ?  

Comment sont calculés les frais de grand déplacement ?

Basé sur des justificatifs et des montants précis, le remboursement au réel est assez simple à mettre en place. Par contre, dans le cas d’indemnités forfaitaires, il va falloir appliquer les critères URSSAF. Si l’on se restreint à la métropole sans aborder le cas de l’outre-mer, on peut dire que les indemnités repas, mais aussi logement sont dégressives selon que l’on parte entre 0 et 3 mois, entre 3 mois et 24 mois, ou entre 24 et 72 mois. Les indemnités sont donc comprises entre 19 et 13 euros pour la restauration et entre 68 et 35 euros pour se loger. S’il s’agit d’un déplacement à effectuer en outre-mer ou à l’étranger, ces montants diffèrent encore.  Quant aux indemnités kilométriques, elles permettent au salarié de se faire rembourser les frais engagés pour se rendre de son lieu de travail vers le lieu où sa mission professionnelle le mène. Là encore, l’URSSAF fixe les règles du jeu à moins que l’employeur ne choisisse le remboursement au réel.