Quels sont les frais de déplacement (liste exhaustive) ? Qui prend en charge les frais ?

À l’occasion d’un rendez-vous ponctuel, d’une mission plus ou moins longue ou bien pour un voyage professionnel, il arrive qu’un employé utilise son véhicule personnel ou engage des frais de déplacement en achetant des billets de train ou d’avion. Mais qu’entend-on exactement par frais de déplacement ? Qui les prend en charge ? Qui de la comptabilité fiscale des entreprises dans ce contexte ? Et enfin, tous les salariés sont-ils remboursés des mêmes sommes selon la convention collective à laquelle ils sont rattachés ? Petit tour d’horizon et éclaircissements sur la question des dépenses liées à un voyage professionnel.  

Les différents types de frais de déplacement professionnels

Les dépenses de déplacement sont les montants avancés par un salarié dans le cadre professionnel. Il faut savoir qu’ils sont la plupart du temps remboursés par l’employeur sur simple présentation d’une facture ou de tout autre type de justificatif de dépense. Il existe plusieurs sortes de frais de déplacement :

• Les frais de déplacement liés à l’achat d’un titre de transport en commun tels que le train, l’avion, l’autocar ou encore la location d’un vélo ou une nuitée dans un hôtel. Ces frais sont pris en charge sur simple présentation d’une facture.
• Les frais kilométriques sont quant à eux engagés dans le cas où l’employé prend son propre véhicule pour se déplacer dans le cadre du travail. Ici, un barème kilométrique revu chaque année est appliqué. La condition sine qua non pour que le salarié soit remboursé est qu’il utilise bien son propre véhicule pour se déplacer à titre professionnel.  
• Les frais liés à une mutation ou bien à un déménagement. Ici, l’employeur est tenu de les rembourser à condition que le contrat de travail signé entre lui et le salarié contienne bien une clause de mobilité. En outre, cette dernière doit expressément stipuler que l’employeur prend en charge les frais générés par le déménagement.

Notez aussi l’existence de Mobili-pass, une aide à la mutation professionnelle prenant en charge les frais d’un montant allant de 3 000 à 3 500 euros selon la nouvelle région de résidence. Dans le cadre du remboursement des frais de déplacement professionnels, il est également bon de savoir qu’ils sont soit remboursés aux frais réels soit au forfait. Dans ce second cas, le remboursement est effectué en fonction du nombre de chevaux fiscaux du véhicule et du nombre de kilomètres effectués durant l’année écoulée par le salarié concerné.  

Frais de déplacement professionnel et nuit d’hôtel

Pour être éligible au remboursement de ses frais d’hôtel, un employé doit fournir à son employeur une facture éditée par le logeur et s’inscrivant bien dans le cadre d’un voyage professionnel. Ici, l’URSSAF emploie le terme de grand déplacement, dès lors que l’employé est dans l’impossibilité de rejoindre son domicile tous les soirs. C’est le cas par exemple d’un salarié parisien qui doit mener à bien une mission dans la vallée de la Loire. Il pourrait d’ailleurs dans ce cas loger dans un appart hôtel à Tours.